Aktuell | Brülhart Leadership

Die Motivation für Ihr bestes Jahr

Stefan Brülhart — Fri, 22 Dec 2017 11:04:52 +0000

Photo by Terry Tan De Hao

Die freien Tage zum Jahresende sind ein idealer Zeitpunkt, das eigene Leben zu überdenken und darauf hinzuarbeiten, dass das nächste Jahr Ihr bestes wird. Schaffen Sie sich mit einer kraftvollen Vision und anziehenden Zielen die Motivation dafür.

Beginnen Sie damit, was Fredmund Malik nach einer Idee von Peter Drucker die „systematische Müllabfuhr“ genannt hat. Jedes lebende System, und auch wir Menschen sind ein solches, setzt mit der Zeit Ballast durch unreflektierte Routinen an. Eine grundsätzliche Entschlackung des Lebens durch das Aufhören von Verhaltensweisen, welche nicht mehr funktional sind, schafft Platz für das Wesentliche. Die entscheidende, einfach Frage dafür ist: “Was von all dem, was wir heute tun, würden wir nicht mehr neu beginnen, wenn wir es nicht schon täten?” (Malik, 2000) Diese Frage beschäftigt sich mit der Zukunft und ist damit viel zielführender als die häufig verwendete, problem- und vergangenheitsorientierte Variante „Was hätten wir nie beginnen sollen?“. Gehen Sie im Geiste die vergangenen Wochen durch und streichen Sie für das neue Jahr grosszügig alle Tätigkeiten, welche nichts Wesentliches zu Ihrer Lebensqualität beitragen, sondern einfach Gewohnheit geworden sind.

Motivation verstehen

Bevor Sie sich nach der erfolgreichen geistigen Müllabfuhr damit zu beschäftigen beginnen, was Sie im kommenden Jahr in der frei gewordenen Zeit vermehrt tun möchten, ist es wichtig, die Funktion von Motivation zu verstehen. Sie ist das, was uns am Leben erhält, Energie gibt und uns einen Schritt nach dem anderen in Richtung der Ziele gehen lässt, die wir erreichen möchten. Dieser „drive” muss von innen kommen – seit langem sind sich Fachleute darin einig, dass das „Motivieren“ von Menschen durch Belohnungen von aussen, seien dies Lohnerhöhungen, Geschenke, Belobigungen oder anderes nicht funktioniert (z.B. Lundin et al., Pink). “Andere motivieren zu wollen, ist hirntechnischer Unsinn”, wie es der Neurobiologe Gerald Hüther in einem Interview formuliert hat.

Motivation entsteht da, wo ein Bedürfnis in uns selbst so wichtig und deutlich spürbar ist, dass es einen Handlungsimpuls ausgelöst. Wir werden aktiv, indem wir “den Rubikon überschreiten”, wie dies Heckhausen und Gollwitzer, in ihrem Modell beschrieben haben.

Wie aber können wir in unseren verschiedenen Lebensbereichen derart stark wirkende Ziele generieren? Wo finden wir die Inspiration, um für das neue Jahr auf frische Ideen zu kommen, welche unseren spirituellen, geistigen, sozialen und körperlichen Bedürfnissen gerecht werden?

Mit dem “Warum” beginnen

Am besten starten Sie diesen Prozess top down auf der höchstmöglichen “Flughöhe” mit der Frage: Was ist der Zweck meines Daseins, mein „Warum“ (“Start with why”)? Und welches sind meine wichtigsten Werte, mit welchen ich diese über allem stehende Intention verfolgen möchte? Es geht hier um die persönliche Lebensphilosophie. Wir können diese alleine, mit unseren Lebenspartnern, Familienmitgliedern oder Freunden erforschen – mit Meditationen, Ideen sammeln (“Brainstorming”), mittels einer Sammlung von inspirierenden Fotos oder mit anderen Techniken.

Ein Beispiel für das „Warum“, welches ein ganzes Leben bestimmt, formulierte neulich ein Coachee folgendermaßen: „Der Sinn meines Daseins ist es, das Leben für andere erträglicher zu machen. Die wichtigsten Werte, die mich dabei leiten, sind Menschlichkeit, Achtsamkeit und Authentizität.“

Aus der Lebensvision Motivation entwickeln

Wenn das Leben keine Vision hat, nach der man strebt, nach der man sich sehnt, die man verwirklichen möchte, dann gibt es auch kein Motiv, sich anzustrengen. Erich Fromm

In einem zweiten Schritt geht es darum, eine passionierte Vision zu entwickeln, welche im neuen Jahr die Richtung vorgibt, in welche wir uns bewegen möchten. Es macht Sinn, dabei an die verschiedenen Lebensbereiche zu denken, zwischen denen eine immer neue Balance gefunden werden muss – je nachdem, wo im Lebenszyklus wir uns gerade befinden. [Bild Gail Sheehy] Ein Beispiel für die Definition solcher „Live Domains” ist die Aufteilung “Körper”, “Leistung & Arbeit”, “Kontakt” und “Sinn” (Seiwert, 2005).

Die Entwicklung einer Lebensvision kann verschiedene Ansätze umfassen. Hier ein paar Beispiele (nach Seiwert, 2005):

Die Rückwärtsbetrachtung: Schreiben Sie Ihre eigene Grabrede und formulieren Sie darin aus, was sie in den verschiedenen Lebensbereichen erreicht haben, nachdem ihr ausgefülltes Leben sein Ende gefunden hat.
Eine Bestandesaufnahme Ihrer aktuellen Lebenssituation (verschiedene Instrumente zur Selbsteinschätzung finden sie kostenlos auf einer Website der Universität Zürich]
Eine systematische Erhebung Ihrer Stärken mit einem dafür geeigneten Instrument, z.B. dem “VIA-IS” oder dem “StrengthsProfile”. Ihre Stärken sind das, worin Sie besonders gut sind, was Ihnen Energie gibt und für Sie Sinn macht.
Die Visualisierung ihres Wunschtraums für die Zukunft: Wie sieht Ihr Leben in fünf Jahren genau aus?
Persönliches Vorbild wie möchten Sie gerne sein?

Setzen Sie sich nach dem Sammeln von Inhalten zu diesen verschiedenen Ansätzen hin und beginnen Sie einfach damit, fünf Minuten zu schreiben, ohne den Stift abzusetzen oder ihre Finger von der Tastatur zu nehmen. Redigieren und verfeinern können Sie auf diese Weise in die Welt gebrachte “Version 0” Ihrer Lebensvision zu einem späteren Zeitpunkt.

Ziele für die verschiedenen Lebensrollen formulieren

Nun sind Sie soweit, aus der Lebensvision für Ihre verschiedenen Lebens-Rollen, z.B. als Arbeitnehmerin, Lebenspartner, Elternteil, Freundin, oder Vereinskollege motivierende Ziele für 2018 abzuleiten. Dabei ist es wichtig, dass sie nicht die im Arbeitsbereich häufig verwendeten Smart-Ziele, sondern sogenannte „Annäherungsziele” als Form wählen. Ein solches benennt den gewünschten Soll-Zustand, dem Sie sich annähern möchte. Formulieren Sie darin ausschliesslich Positives – Ihr Ziel muss spürbar Freude mache. Was Sie allenfalls vermeiden, also nicht (mehr) tun wollen gehört nicht in eine Zielformulierung, die Motivation auslöst.

Ein Beispiel für ein Annäherungsziel der Rolle Arbeitnehmer könnte sein: “Ich bleibe inmitten meines agilen Arbeitsumfeldes gelassen und produktiv.”

Projekte und Vorhaben definieren

Zum Schluss schaffen Sie für jedes Ihrer Ziele mindestens ein Projekt oder Vorhaben, welches Sie in Richtung Ihrer motivierenden Ziele gehen lässt. Sie können dabei auch schon erste Schritte zur Umsetzung definieren – auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie sich mit dem Wesentlichen beschäftigen. Und dass das neue Jahr Ihr bestes wird.

Referenzen:

Covey Stephen R. (2000): Der Weg zum Wesentlichen. Zeitmanagement der vierten Generation. Campus Verlag.

Lundin S.C., Paul H. & Christensen, J (2001) Fish! Ein ungewöhnliches Motivationsbuch. Ueberreuter.

Malik, F. (2000) Führen Leisten Leben. Wirksames Management für eine neue Zeit. Deutsche Verlags-Anstalt GmbH.

Pink, D.H. (2010) Drive. Was Sie wirklich motiviert. Ecowin.

Seiwert Lothar (2005, 10. Auf.): Wenn Du es eilig hast, gehe langsam. Mehr Zeit in einer beschleunigten Welt. Campus Verlag.

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Ohne Burnout ausserordentlich leistungsfähig bleiben

Stefan Brülhart — Fri, 26 May 2017 09:15:10 +0000

Die Belastung am Arbeitsplatz nimmt für viele Menschen kontinuierlich zu. In der Beratung von Organisationen, in Coaching und Weiterbildung häufen sich Fälle von Burnout. Die persönlichen Folgen und die daraus entstehenden finanziellen und Produktivitätsverluste sind einschneidend. Wie kann die Motivation trotz Stress an der Arbeit aufrecht erhalten werden? Wie kann einem Burnout zuvorgekommen werden? Die Orientierung an persönlichen Stärken ist ein Schlüssel dafür.

Stress ist ein Zustand des Ungleichgewichts zwischen Anforderungen auf der einen und Handlungsmöglichkeiten auf der anderen Seite, welcher von einer Person als unangenehm erlebt wird. Es geht also um eine Dysbalance zwischen Belastungen und Ressourcen. Was aber sind solche Belastungsfaktoren?

Stressfaktoren an der Arbeit

Wir unterscheiden grob drei Arten von sogenannten „Stressoren“: Da sind zuerst einmal Belastungen, die von aussen auf uns treffen, wie zum Beispiel Zeitdruck, mangelnde Infrastruktur an der Arbeit, unklare Abläufe und Zuständigkeiten sowie Unterbrechungen. Dann gibt es aber auch innere Stressoren, also Belastungen, die wir quasi selbst produzieren. Beispiele dafür sind Überforderung, Erfolgsdruck, Ängste, Sorgen, Ärger oder Unsicherheit. Schliesslich können auch im sozialen Umfeld Belastungen entstehen, wie zum Beispiel Konflikte, ein grundsätzlich schlechtes Arbeitsklima, negative Kommunikation, mangelnde Anerkennung oder Mobbing.

Wir sind für den Umgang mit Stress ausgerüstet

Es gibt also eine Vielzahl von Gründen, warum Stress entsteht. Die gute Nachricht in diesem Zusammenhang: Wir sind von Natur aus dafür eingerichtet, mit akutem Stress umzugehen. “We are hardwired to struggle”, wie dies der amerikanische Psychologe John Schinnerer trefflich ausdrückt. In der Frühzeit der menschlichen Entwicklung waren lebensbedrohende Gefahren an der Tagesordnung: Es gab nicht immer genügend Nahrung, unsere Vorfahren waren garstigen Witterungsbedingungen ausgesetzt und mussten sich gegen natürliche Feinde und andere Menschen zur Wehr setzen. Im Falle akuter Bedrohung oder Belastung schüttet der Körper sogenannte Stresshormone aus, was einerseits zur temporären Reduktion der körperlichen Bedürfnisse und andererseits zum Freisetzen von Energie und zur Fokussierung auf den aktuellen Stressor führt. Dieser Vorgang bleibt ohne negative Folgen, wenn auf die sogenannte Alarmphase eine Erholungsphase folgt, innerhalb welcher die Stresshormone abgebaut werden können. Dann entspannen wir uns, können unsere körperlichen und psychischen Bedürfnisse wieder spüren und für sie sorgen.

Wann macht Stress krank?

Krankmachend wird Stress dann, wenn er über längere Zeit andauert und es zwischen den verschiedenen belastenden Ereignissen zu wenig Zeit für Erholung gibt. Chronischer Stress entsteht schleichend und führt zu einer Vielzahl von möglichen Symptomen: Es kommen Stimmungsveränderungen wie Freudlosigkeit, Schuldgefühle, Angst und Hoffnungslosigkeit bis hin zur Suizidalität vor. Störungen des vegetativen Nervensystems zeigen sich in einer Abnahme der persönlichen Energie, des Antriebs und der Libido sowie in Veränderungen des Appetits oder des Schlafbedürfnisses. Dazu können motorische Störungen wie eine generelle Verlangsamung oder Unruhe auftreten. Kognitive Beeinträchtigungen wie eine Abnahme der Aufmerksamkeit, der Kapazität des Kurzzeitgedächtnisses oder eine generelle Einschränkung des Denkens werden häufig beobachtet. Folgen dieser Störungen können Herz-Kreislauf-Erkrankungen, Diabetes, Osteoporose und Adipositas sein.

Burnout: Eine Folge von chronischem Stress

Burnout kann als Folge von andauernden Stress verstanden werden. Es kann seine Ursachen in suboptimalen Arbeitsbedingungen, im sozialen Umfeld und/oder in speziellen Persönlichkeitsmerkmalen haben. Häufig wird eine Kombination von Belastungen aus diesen Bereichen beobachtet. Burnout ist ein Zustand körperlicher, psychischer, emotionaler und geistige Erschöpfung. Man könnte auch von einer Erschöpfungsdepression sprechen. Der Zustand ist gekennzeichnet durch ein Gefühl des Ausgelaugtseins, eine Reduktion der Motivation und Leistungsfähigkeit. Sie werden begleitet von einer Abnahme der Kompetenz- und Erfolgsgefühle sowie von Ineffizienz. Es kommt zum sozialen Rückzug, welcher oft einhergeht mit einer zynischen, herablassenden Haltung und Schuldgefühlen. Besonders gefährdet sind Menschen, welche sich nach aussen hin beweisen wollen, also zu einem grossen Teil sogenannt „extrinsisch” motiviert sind. Durch eine zuerst noch subtile Vernachlässigung der eigenen Bedürfnisse, die Verdrängung von Konflikten und Verleugnung der auftretenden Probleme kommt es zum Gefühlsverlust für die eigene Person. Es entsteht eine innere Leere, und erste depressive Episoden führen schließlich zum manifesten Burnout.

Wenn wir uns Stress als Ungleichgewicht zwischen Belastungen und Ressourcen vorstellen, liegt es auf der Hand, wo wir mit der Vorbeugung gegen Burnout beginnen können: es geht auf der individuellen Ebene darum, den Umgang mit akutem Stress zu verbessern, vor allem aber Ressourcen zu entwickeln, welche uns von schädlichen Dauerstress bewahren. Auf der Ebene der Organisation geht es um eine adäquate Gestaltung des Arbeitsumfeldes mit dem Ziel, Stressoren zu reduzieren und gesundheits- bzw. leistungsverbessernde Faktoren zu fördern.

Persönliche Stärken als Schlüssel zur Vorbeugung von Burnout

Ein äusserst wirksamer Ansatz dafür liegt in der Orientierung an den spezifischen Stärken einer Person. Eine Stärke ist eine von früher Kindheit an vorhandene Fähigkeit, sich in einer spezifischen Weise zu verhalten, zu denken oder zu fühlen. Sie fühlt sich echt (authentisch) an, setzt Energie frei und ermöglicht optimales Funktionieren. Dem Aspekt der Energie kommt im Zusammenhang mit Burnout eine besondere Bedeutung zu: ausserordentliche Leistung ist dann nachhaltig möglich, wenn dabei individuelle Stärken zum Einsatz kommen. Wir bringen dann aus uns selbst heraus die Motivation dafür auf, sind also so genannt “intrinsisch” motiviert. Leichtes Funktionieren zeichnet eine Stärke aus, und Stärken können auch beim Umgang mit Stress helfen, wie eine Untersuchung belegen konnte. Im Gegensatz dazu kann angelerntes Verhalten, dem kein Talent zugrunde liegt, auch zu ausserordentlich guten Leistungen führen, ist aber eine Gefahr für die Entwicklung eines Burnouts. Das Umfeld sieht bloss die gute Performance und gibt immer mehr Aufträge derselben Art, währenddem nur die betroffene Person selbst merkt, dass die dafür aufzubringende Energie langfristig nicht regeneriert werden kann.

Was sind meine Stärken?

Wie lernt man seine Stärken kennen? Dies ist in unserer auf Schwächen und Fehler fokussierten Welt für viele Menschen gar nicht so einfach. Im Moment sind drei bekannte Verfahren über das Internet verfügbar, mittels derer man seine eigenen Stärken ermitteln kann. Ich empfehle die Verwendung des “Strengths Profile”, weil es den Aspekt der Energie explizit abfragt und damit die wesentliche Unterscheidung zwischen wirklichen Stärken und bloss angelerntem Verhalten ohne passendes Talent macht. Diese Selbsteinschätzung kann ergänzt werden durch die Befragung von Menschen aus dem beruflichen und privaten Umfeld, welche einen gut kennen.

Was macht eine stärkenorientierte Führungs- und Organisationskultur aus?

Werden Stärken an der Arbeit eingesetzt, sind Menschen engagierter an der Arbeit und fühlen sich dabei fröhlicher und ausgefüllter. Dies konnte mit vielen Studien empirisch belegt werden. Die Orientierung an Stärken ist damit ein Schlüssel einerseits zur Vorbeugung von Burnout und andererseits für nachhaltige ausserordentliche Leistung an der Arbeit. Es geht darum, die Zuordnung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten basierend auf den individuellen Stärken eines Mitarbeitenden zu machen. Dafür müssen Führungskräfte sowohl ihre eigenen als auch die Stärken und Schwächen ihrer Mitarbeitenden kennen. Aber auch ein sinnvoller Umgang mit Schwächen gehört dazu: Es darf nicht die Utopie vermittelt werden, alle könnten ab sofort nur noch tun, worin sie stark sind. Authentische Führungskräfte stehen deshalb als Vorbilder zu ihren eigenen Schwächen und zeigen, wie man damit aus einer stärkenorientierten Haltung umgehen kann.

Wie kann Kommunikation positiv gestaltet werden?

Nebst der Orientierung an Stärken gehört eine positive Kommunikation zu den Grundpfeilern eines Führungsstils, welcher herausragende Leistung mit persönlicher Entwicklung verbindet. In sehr leistungsfähigen Teams wurde beobachtet, dass deren Mitglieder fünf mal mehr positive Botschaften aussandten als dass sie Kritik übten. Das Verhältnis von Fragen stellen und selbst Informationen abgeben war dabei etwa ausgeglichen. Generell führt positive Kommunikation zu einer erhöhten Vernetzung und besserem Datenfluss in der Organisation. Dies wiederum führt zu höherer Produktivität und Qualität. Dabei ist die Überbetonung von positiver Kommunikation in den untersuchten Fällen kein Zufall, sondern das Resultat bewusster Verhaltenssteuerung. Von unserer biologischen Ausstattung her wirken negative Emotionen und damit auch negative Kommunikation viel stärker als positive. Möchte man bewusst ein positives Arbeitsklima gestalten, um optimale Voraussetzungen für Kooperation, Leistung und Wohlbefinden zu schaffen, müssen positive Aspekte bewusst überbetont werden. Natürlich wirken sie nur dann, wenn sie authentisch kommuniziert werden, d. h. wenn man wirklich auch meint was man sagt.

Zusammenfassung

Burnout ist eine Form von Erschöpfungsdepression als Folge von andauerndem Stress. Zu einer über längere Zeit anhaltenden Überbelastung kann es vor allem dann kommen, wenn eine Person besonders stark auf Motivation von aussen orientiert ist (“extrinsische” Motivation) und ihr Aufgabenprofil nicht auf ihren individuellen Stärken basiert. Eine an Stärken orientierte Rollengestaltung und ein darauf basierender Führungsstil, welcher bewusst positive Kommunikation und Beziehungen schafft, führen zu nachhaltiger ausserordentlicher Leistungsfähigkeit ohne die Gefahr, in ein Burnout zu geraten.

Möchten Sie Ihre Stärken kennen lernen? Suchen Sie Unterstützung zum Aufbau einer stärkenorientierten Führungskultur? Rufen Sie uns an oder schicken Sie uns eine Mail, damit wir Ihnen ein unverbindlichen Vorschlag dafür machen können. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

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Wie Sie mit «Getting Things Done» stressfrei produktiv werden

Stefan Brülhart — Sat, 04 Feb 2017 08:45:21 +0000

Bisherige Methoden, um Zeit und Projekte zu managen, sind in der heutigen Arbeitswelt oft nicht mehr hilfreich. Denn die heutige Realität – vor allem von Wissensarbeitenden – ist, dass neue Informationen häufig im Minutentakt eintreffen. Damit verändern sich die verfügbaren Optionen und Auswahlkriterien konstant. «Getting Things Done» oder kurz GTD von David Allen schlägt deshalb einen fundamental anderen Ansatz vor. Erfahren Sie, wie sie im Zeitalter von Digitalisierung und Informationsüberflutung mit GTD die Zügel wieder in die Hand bekommen und stressfrei produktiv werden.

In meiner Coaching-Praxis rangiert das Thema «Persönliche Produktivität» inzwischen an oberster Stelle – und zwar unabhängig von der hierarchischen Position oder der Branche, in welcher der oder die Betreute tätig ist. Das Gefühl, mit den eintreffenden E-Mails, Aufträgen, Verpflichtungen und Terminanfragen nicht mehr sinnvoll umgehen zu können, ist allgegenwärtig. Nicht selten werden E-Mails schon gar nicht mehr gelesen, weil sie sich mit hunderten oder gar tausenden von anderen im Posteingang befinden. Keine gute Idee, wenn man sein Leben selbst steuern möchte.

David Allen entwickelte dafür eine Methode, die er 2001 im Buch «Getting Things Done» (Deutsch «Wie ich die Dinge geregelt kriege») erstmals beschrieben hat und die inzwischen von einer grossen Anzahl von Praktikern mit Erfolg angewendet wird.

Der GTD-Workflow

Das Grundprinzip von GTD ist, dass alles, was nicht da ist, wo es hingehört oder wie es sein sollte, ein «loses Ende» darstellt, das unsere Aufmerksamkeit beansprucht und in ein vertrauenswürdiges «externes Gedächtnis» abgelegt werden sollte. Damit stellen Sie sicher, dass Sie darauf fokussiert bleiben können, was Sie im Moment tun respektive tun sollten. Allen beschreibt dazu einen Prozess mit fünf Stufen:

Sammeln aller Dinge, die unsere Aufmerksamkeit erregen.
Durcharbeiten, um zu klären, worum es sich handelt und wie wir damit umgehen sollen.
Organisieren der gewonnenen Resultate, welche wir periodisch
durchsehen als Optionen, was wir in einem bestimmten Moment
tun

1. Sammeln

Die erste Phase besteht darin, alles zu sammeln, was die Aufmerksamkeit beansprucht, weil es unerledigt ist. Das beinhaltet zum Beispiel eintreffende E-Mails, Briefe, Anrufe, Reports, Artikel, Agenda-Einträge, Vorschläge und Ratschläge von anderen Personen und eigene Ideen und Erinnerungen.

2. Durcharbeiten und 3. Organisieren

In einem zweiten Schritt wird das gesammelte «Zeug» (englisch «stuff») einzeln durchgesehen. Die entscheidende Frage dabei ist: Worum handelt es sich genau? Gibt es für Sie etwas zu tun?

Falls nein, stellen Sie sich die Frage: Brauchen Sie die Information oder das Objekt später noch?
- Falls ja, handelt es sich um sogenanntes Referenzmaterial. Das können Spezifikationen, Preislisten, Reglemente, Gesetze, Informationsbroschüren usw. sein. Legen Sie es da ab, wo sie es leicht wiederfinden.
- Falls nein: Werfen Sie es weg!
- Falls Sie im Moment noch nicht entscheiden können, ob sie es vielleicht später noch brauchen oder nicht: Legen Sie es in einem Behältnis mit dem Vermerk «Vielleicht/ Irgendwann»
Wenn es für Sie etwas zu tun gibt: Was ist der nächste Schritt? Formulieren Sie die Aufgabe handlungsorientiert, so dass gleich ersichtlich ist, was genau zu machen ist (zum Beispiel «Herrn Huber von der Muster AG anrufen und fragen, was er zu unserer Offerte meint»). Dann
- erledigen Sie die Aufgabe, wenn es weniger als 2 Minuten dauert;
- delegieren Sie die Aktion, wenn Sie nicht die richtige Person dafür sind, und behalten Sie sie auf Ihrer «Warten auf»-Liste, bis sie über deren Ausführung informiert sind, oder
- setzen Sie die Aufgabe auf Ihre Aufgaben-Liste («To-do-Liste»), um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu erledigen. Ordnen Sie sie dabei einem Projekt zu – das ist alles, was mehr als einen Arbeitsschritt braucht –, oder speichern Sie den Task in einem Sammelbehältnis für Einzelaktionen.
- Falls die Aufgabe mit einem Termin verbunden ist, setzen Sie einen solchen zusätzlich in Ihrem

4. Durchsehen

Im Rahmen der täglichen Überprüfung des Systems schauen Sie den Kalendersowie die Aufgabenliste(n) durch, um zu entscheiden, was Sie als nächstes tun sollten. Während der wöchentlichen Überprüfung checken Sie zusätzlich alle potenziell relevanten «Behältnisse» (Eingangskörbe, Kalender, To-do-Listen, Projektpläne, «Warten auf»- und «Vielleicht-Irgendwann»-Items) und arbeiten die neu eingetroffenen Dinge durch respektive organisieren diese (siehe Schritte 2 und 3).

5. Tun

Allen schlägt ein «Vier-Kriterien-Modell» vor, um zu entscheiden, welche Aufgabe aus Ihrer To-do-Liste Sie in einem bestimmten Moment anpacken sollen:

Kontext: Was kann hier und jetzt aufgrund der verfügbaren Ressourcen überhaupt getan werden?
Verfügbare Zeit: Über wie viel Zeit können Sie im Moment verfügen? Welche der anstehenden Aufgaben kann innerhalb dieser Zeit erledigt werden?
Verfügbare Energie: Wie viel Energie haben Sie? Welche der anstehenden Aufgaben kann damit bewältigt werden?
Priorität: Was sind Ihre Prioritäten? Angesichts des gegebenen Kontexts, der verfügbaren Zeit und Energie: Was soll als Erstes getan werden?

Die Wissenschaft hinter GTD

Dass es sich bei «Getting Things Done» nicht um eine Mode oder ein weiteres konventionelles Zeitoptimierungs-Programm handelt, zeigten 2008 Francis Heylighen und Clément Vidal, zwei Forscher an der Freien Universität Brüssel, in einem Essay (PDF) auf: Sie stellten darin die wissenschaftlichen Grundlagen dar, auf welchen die GTD-Methode beruht. Nachfolgend eine Zusammenfassung der mit ihr eingeführten Neuerungen:

1. Ein externes Gedächtnis nutzen

Eines der grundlegenden Prinzipen von GTD ist es, alles «Zeug», das die Aufmerksamkeit beansprucht, aus dem (Arbeits-)Gedächtnis heraus in einen externen Speicher (Notizbuch, Computer, Dokumentablage, etc.) zu schaffen.

Sowohl unser Kurz- als auch unser Langzeitgedächtnis haben signifikante Limitierungen. Es ist nicht empfehlenswert, sich darauf zu verlassen, wichtige Informationen daraus abrufen zu können, wenn man sie braucht. Informationen im Gedächtnis zu speichern braucht einen hohen Grad an neuronaler Aktivität. Wenn ein externer Speicher dafür genutzt wird, sind wir sicher, dass wir die Informationen dann abrufen können, wenn wir sie brauchen – und reduzieren den Stress, dauernd «an etwas denken» zu müssen.

2. Nächste Schritte definieren, die Aktionen auslösen

Eine weitere Aussage von «Getting Things Done» ist, dass Sie das «Zeug», das in Ihr Leben kommt, in einer klaren und ausführbaren Form definieren sollten – das heisst auf eine Weise, welche nach einer Handlung ruft, wenn Sie sie durchsehen.

Wann immer Sie Ihren externen Speicher durchsehen, aktiviert Ihr Hirn die neuronale Mustererkennung, um herauszufinden, was zu tun ist. Wenn eine Aufgabe nicht genügend gut definiert ist (zum Beispiel «Offerte checken»), erbringt Ihr Hirn einen grossen Effort, um herauszubekommen, was genau zu tun ist. Wenn diese Reflexion aber bereits vorher, beim Eintreffen und Durcharbeiten einer neuen Aufgabe, gemacht und der nächste Schritt gedanklich geklärt wird, entstehen beim Entscheid zu dessen Durchführung keine Vagheit oder Ambiguität. Auf diese Weise wird der Stresspegel gesenkt und die Gefahr reduziert, die Aufgabe aufzuschieben.

3. Situationsspezifisch handeln

GTD geht davon aus, dass der Entscheid für eine Handlung in erster Linie von der Situation abhängt, in der man sich gerade befindet. Wir können etwas am Effizientesten tun, wenn wir alle dafür benötigten physischen und psychischen Ressourcen zur Verfügung haben.

Der Wechsel von Kontexten bzw. Situationen braucht Zeit und Energie, so dass es besser ist, einen solchen zu vermeiden. In diesem Zusammenhang ist auch die Zwei-Minuten-Regel von GTD zu sehen: Eine kurze Handlung kann leichter ausgeführt werden im Kontext, in dem man gerade ist, als einen «mentalen Kontext» zu schaffen, in welchem sie für einen späteren Zeitpunkt geplant wird.

4. Anpassung ist wichtiger als Planung

Im Gegensatz zu anderen Projekt- oder Zeitmanagement-Methoden schlägt GTD keine explizit definierten Prioritäten, Meilensteine oder Fälligkeitstermine vor. Diese sind für alltägliche Aufgaben und Verpflichtungen wie das Beantworten von Mails, das Planen einer Sitzung oder einfach das Sortieren von Gedanken kontraproduktiv – weil Planen einen grossen Energieaufwand für unser Hirn bedeutet.

Darüber hinaus werden wir in unserer sich schnell entwickelnden Gesellschaft ständig mit neuen Einschränkungen, Herausforderungen und Chancen konfrontiert, so dass Prioritäten ständig angepasst werden müssen. Dies gelingt mit «Getting Things Done», indem alle einmal aufgenommenen Verpflichtungen, Ideen oder Handlungen im externen Speicher verbleiben, deren Priorität aber laufend neu eingeschätzt wird. Möglicherweise wechselt eine Aktion in einem bestimmten Moment vom «Vielleicht Irgendwann»-Status auf die aktuelle Aufgabenliste, und eine andere wird dafür aktuell «deaktiviert».

Planung ist natürlich noch immer nötig und nützlich. Allen schlägt allerdings eine lockere und flexible Planung vor («Natürliche Planung»): Zuerst wird dabei ein klares Gefühl für den Zweck beziehungsweise das Ziel eines Vorhabens entwickelt. Dann werden mittels Brainstorming verschiedene Ideen, wie man zu diesem Ziel kommt, gesammelt und im externen Speicher abgelegt. Diese Methode entspricht der Arbeitsweise unseres Gehirns und kann an sich verändernde Umstände angepasst werden.

5. Von unten nach oben organisieren

Entgegen anderen Zeit- und Projektmanagement-Methoden beginnt GTD von unten – man geht gedanklich vom Konkreten, das unsere Aufmerksamkeit beansprucht, hin zu den übergeordneten Zielen.

Unser Hirn benötigt eine grosse Anstrengung, um mit den abstrakten Symbolen zu jonglieren, welche für langfristige Planung gebraucht werden. Wenn wir dabei nicht an unsere aktuelle Realität denken würden, wären die daraus resultierenden Ziele vage und unrealistisch. Auf der anderen Seite erzeugen ungelöste Probleme Angst und Hilflosigkeit, was es schwierig macht, über übergeordnete Ziele nachzudenken. Erst wenn Sie das Gefühl haben, wieder die Kontrolle über die aktuelle Lebenssituation zu haben, ist es sinnvoll, sich über übergeordnete Implikationen der aktuellen Handlungen Gedanken zu machen.

6. Feedback dafür verwenden, auf Kurs zu bleiben

Ohne Planung bestünde die Gefahr, einfach zufällig von einer Tätigkeit zur anderen zu gehen ohne Richtung oder klares Ziel. Deshalb schlägt GTD eine Liste konkreter nächster Handlungen vor, welche ein Projekt vorwärtsbringen. Jedes Mal, wenn eine Aktion «abgehakt» werden kann, stellt dies für unser Hirn ein konkretes Feedback-Signal dar, welches Befriedigung und das Gefühl erzeugt, vorwärts zu kommen.

Auf diese Feedback-getriebene Weise, welche sehr dem von Mihály Csíkszentmihályi beschriebenen «Flow»-Zustand entspricht, bewegt man sich mit der maximal möglichen Geschwindigkeit auf ein Ziel hin, ohne dafür «Deadlines» oder eine andere künstlich eingesetzte Zeitplanung zu benötigen.

Schlussfolgerung

Die Überflutung mit Information, welcher Wissensarbeitende ausgesetzt sind, produziert viel Stress und Verwirrung. Traditionelle Methoden für Aufgaben- und Zeitmanagement führen nur zu oberflächlicher Erleichterung, weil sie ein zentrales Problem nicht adressieren: Neue Information erfordert typischerweise ein Überdenken von Prioritäten, Zielen und Ressourcen. Wenn Prioritäten nicht konsistent sind, werden auf detaillierter Planung beruhende «Optimierungsmethoden» ineffektiv. «Getting Things Done» hingegen legt das Gewicht auf das sorgfältige Erfassen aller Ideen, Möglichkeiten, Aufgaben und Verpflichtungen, um dann in einer bestimmten Situation entscheiden zu können, was als nächstes getan werden soll. Dieses Vorgehen minimiert Stress und ermöglicht gleichzeitig entspanntes Arbeiten hin zu maximaler Produktivität.

Dieser Beitrag wurde erstmals im Swisscom KMU-Magazin veröffentlicht.

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Unzufrieden mit dem Job? Verändern Sie ihn – ohne zu kündigen!

Stefan Brülhart — Thu, 01 Sep 2016 14:37:34 +0000

Sind Sie am Hadern mit Ihrer Arbeit? Frustriert von der bekannten Routine, welche Ihnen sinnlos vorkommt und Sie einzuschränken scheint? In der Ratgeberliteratur wird in solchen Fällen häufig empfohlen, sich einfach einen neuen Job zu suchen, der besser zu einem passt. Dies kann aber aus verschiedenen Gründen nicht möglich sein: Die Wirtschaftslage kann gerade schwierig sein, Sie können familiäre Verpflichtungen oder beschränkte Optionen in Ihrem Berufsfeld haben. Was also tun, wenn Sie im falschen Job sind, ihn aber nicht verlassen können?

Menschen sind unzufrieden in ihren Jobs, wenn sie keinen Sinn darin sehen, wenn sie wenig Gelegenheit haben, etwas zu lernen, oder wenn sie sich am Ende des Tages immer ausgelaugt fühlen. Was auch immer der Grund ist, warum Sie unzufrieden sind: Sie müssen nicht damit leben oder kündigen. Sogar wenn Sie in der Lage wären, einen anderen Job zu finden, ist der Verbleib an der aktuellen Stelle vielleicht die beste Option. Denn Jobsuche und Jobwechsel sind keine triviale Angelegenheit: Den erhofften Vorteilen müssen mögliche Risiken in Bezug auf Karriereentwicklung, Verdienstmöglichkeiten oder andere Aspekte gegenübergestellt werden.

Die gute Nachricht ist: Die Spielräume, einen bestimmten Job und die damit verbundenen Aufgaben zu verändern, sind häufig viel größer, als man annimmt. Üblicherweise werden Stellen «top down» definiert. Mit kleinen oder auch grösseren Änderungen am bestehenden Stellenprofil von Ihrer Seite aus – oder Ihrer Einstellung dazu – können positive Auswirkungen auf das Wohlbefinden, die Motivation und die Leistung an der Arbeit erzielt werden.

„Job Crafting“ – die Arbeit selbst verändern

Amy Wrzesniewski, Assistenzprofessorin für organisationales Verhalten an der Yale School of Management hat den Begriff «Job Crafting» geschaffen, was sinngemäss mit «Job Modellierung» übersetzt werden könnte: Arbeitende ändern von sich aus aktiv die Begrenzungen ihres Jobs. Dies ist auf drei verschiedenen Ebenen möglich:

Erstens, in dem das Bündel von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, welches den Job ausmacht, verändert wird. Es geht hier also um das Hinzufügen oder Weglassen von Aufgaben und/oder um die Umgestaltung spezifischer Aspekte einer Tätigkeit („task crafting“).

Zweitens können die Beziehungen und/oder die häufigsten Interaktionspartner, welche einen Job bestimmen, verändert werden („relational crafting“).

Und drittens können die gedanklichen «Begrenzungen» des aktuellen Jobs verändert werden – wie sein Sinn oder Zweck eingeschätzt wird oder die Aufgaben und Beziehungen bewertet werden („cognitive crafting“).

Orientierung an Stärken

Dreh- und Angelpunkt für die Veränderung Ihres Jobs sollte die Orientierung an Stärken sein. Eine Stärke im psychologischen Sinne ist das, was Sie gut können, gerne tun und was für Sie Sinn macht. Diese unmittelbar einleuchtende und einfach anwendbare Definition einer Stärke kommt von Tal Ben-Shahar, einem Harvard-Dozenten und Autor, welcher sich mit Positiver Psychologie beschäftigt. Es gibt dazu auf dem Internet auch verschiedene Tools, mit denen sie Ihre Stärken auf wissenschaftlich fundierter Basis erheben bzw. selbst einschätzen können ( VIA-IS, Strengths Profile, StrengthsFinder).

Das drei Punkte-Programm, um Ihren Job zu verbessern

1. Aufgaben und Verantwortlichkeiten überprüfen

Um der Unzufriedenheit an ihrem aktuellen Job auf die Spur zu kommen und Möglichkeiten zu finden, Ihre Zufriedenheit zu verbessern, listen Sie am besten in einem ersten Schritt alle wesentlichen Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten auf, welche Ihren Job ausmachen. Bewerten Sie dann in einem zweiten Schritt, was davon Sie gut können, gerne tun und als sinnvoll erachten. Versuchen Sie schliesslich in einem dritten Schritt, diejenigen Aufgaben, welche Sie nicht gut können und/oder nicht gerne tun und die keinen Sinn für Sie machen (das sind Ihre Schwächen) in einem Verhandlungsprozess jemand anderen zu übertragen, der sie besser, leichter und lieber erfüllen kann. Vielleicht brauchen Sie dafür das Einverständnis Ihres Vorgesetzten, vielleicht können Sie eine solche Anpassung aber auch innerhalb bestehender Teamstrukturen auf horizontaler Ebene, d.h. unter Gleichberechtigten vornehmen. Denken Sie dabei immer daran, dass Ihre Schwäche vielleicht gerade die Stärke einer Arbeitskollegin oder eines Arbeitskollegen ist.

Beispiel: Eine hochbegabte Mathematikerin, welche in einem großen IT Konzern für die Implementierung von großen Computersystemen bei Kunden zuständig ist, überlässt die Installation von Servern nach 200-Punkte-Drehbuch ihren Kolleginnen und Kollegen, welche besonders genau nach Vorgaben und Prozeduren arbeiten können – was eine ausgeprägte Schwäche von Ihr ist. Dafür setzt sie ihre Kreativität und mathematische Intelligenz dafür ein neue, lukrativere Prozesse für die Akquisition und Einführung von kundenspezifisch anzupassenden Grosssystemen zu entwickeln.

2. Die Beziehungen an der Arbeit verbessern

Gute Beziehungen an der Arbeit haben positive Auswirkungen auf Gesundheit, Wohlbefinden, Leistung, Kreativität und Kooperation. Zeichnen Sie für sich die Beziehungen auf, welche Ihren aktuellen Job am meisten prägen. Dies können Kontakte innerhalb Ihrer Organisation sein – in Ihrem Team, zu Ihrem Vorgesetzten, im Projektteam – oder solche nach aussen zu externen Kooperationspartnern und Kunden. Bewerten Sie dann diese Beziehungen danach, ob sie für Sie energetisierend sind, d.h. ob Sie sich gestärkt fühlen nach den Kontakten, oder ob sie eher einen schwächenden, auslaugenden Effekt auf Sie haben. Versuchen Sie Kontakte, welche Sie stärken und ihre Fähigkeiten erweitern und entwickeln lassen, häufiger zum Zuge kommen zu lassen, während sie negative Beziehungen möglichst zu verringern suchen. Letzteres kann zum Beispiel durch die Zuteilung zu einem anderen Projektteam sein, durch die Abgabe bestehender oder die Übernahme neuer Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation oder auch durch den Tausch von wichtigen externen Partnern mit anderen Arbeitskollegen.

Versuchen Sie sich auf diese Weise als positiver „Energiespender“ in Ihrer Organisation zu etablieren. Vermeiden Sie es gleichzeitig auf jeden Fall, durch Reklamieren und Herumstänkern Ihrem Frust über die aktuell für Sie nicht befriedigende Situation Luft zu machen. Sie bekommen dadurch mit grosser Wahrscheinlichkeit noch mehr Schwierigkeiten, als Sie schon haben. Denn niemand in einer Organisation schätzt Mitarbeitende, welche mit ihrer negativen Energie andere herunterziehen. Fokussieren Sie sich darauf, was Sie ändern können, und beschweren Sie sich nicht darüber, was sie nicht ändern können.

Beispiel: Die kaufmännische Sachbearbeiterin eines untergeordneten Fachbereichs einer Bildungs- und Beratungsorganisation stellt fest, dass sie eine sehr positive Wirkung auf Mitarbeitende, externe Kooperationspartner und Kunden hat – und dass diese Kontakte auch ihr selbst sehr gut tun. Sie erreicht, dass sie als übergeordnete erste Anlaufstelle für telefonische Anfragen und Besucher ihre Stärke zum Nutzen der ganzen Organisation einsetzen kann, was dieser eine deutlich höhere Einschätzung der Kundenfreundlichkeit einbringt.

3. Sinn finden

Das Ausmass, in welchem Sie ihre Arbeit als sinnvoll empfinden, hat einen starken Einfluss auf Ihre Zufriedenheit. Versuchen Sie deshalb, die Verantwortlichkeiten und Aufgaben in Ihrem Job durch eine neue Perspektive zu sehen: Was trägt Ihre Arbeit dazu bei, dass es anderen besser geht? Sind unangenehme oder langweilige Aufgaben in Ihrem aktuellen Job möglicherweise Schritte in eine bessere berufliche Zukunft, d.h. eine Investition für Ihre weitere berufliche Laufbahn? Leisten Aufgaben, die Sie nicht besonders mögen, einen Beitrag zur positiven Entwicklung der gesamten Organisation? Kann es sein, dass Sie an der Arbeit besonders befriedigende, d.h. sinnvolle Beziehungen zu Menschen pflegen können, was wiederum in deren Leben Sinn stiftet? Welche wichtigen Werte, Motive und Überzeugungen können Sie an Ihrer Arbeit ausleben?

Die Reflexion über diese übergeordneten Aspekte Ihres Jobs kann dazu führen, dass Sie ihn in einem neuen Licht sehen, ihm größere Sinnhaftigkeit zuschreiben und dadurch mehr Befriedigung und weniger Unzufriedenheit erleben.

Beispiel: Eine höhere Kadermitarbeiterin einer internationalen Hilfsorganisation, welche zuständig ist für den Kontakt mit allen externen Kooperationspartnern, droht an ihrer Unzufriedenheit über die ungenügenden Prozesse und Partikularinteressen der verschiedenen internen und externen Anspruchsträger zu verzweifeln. Im Zuge der Reflexion darüber, warum sie sich das alles seit Jahren «antut», vergegenwärtigt sie sich ihren Beitrag, den sie damit an ein größeres Ziel leistet: Die Verbesserung der Situation der Hilfsbedürftigen, welche letztlich von den Leistungen der von ihr koordinierten Organisationen profitieren. Das reduziert ihre Unzufriedenheit deutlich und gibt Gelassenheit und Kraft, mit der Arbeit fortzufahren.

Zusammenfassung

„Job Crafting“ liefert einen wesentlichen Beitrag zur Entwicklung von Menschen und Organisationen, in dem es Mitarbeitende nicht als passive Empfänger von Jobbeschreibungen versteht, sondern als aktiv an der Konstruktion von Sinn und Identität an der Arbeit Teilnehmende. Indem Sie Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten daraufhin überprüfen, ob Sie dabei Stärken einsetzen und Weiterentwickeln oder im Gegenteil von Schwächen ausgebremst werden, können Sie das Aufgaben- und Verantwortlichkeitsprofil Ihres Jobs optimieren. Durch eine Verstärkung der positiven Beziehungen an der Arbeit können Sie Ihr Wohlbefinden, ihre Gesundheit, Produktivität und Ihre Kreativität erhöhen. Und durch die Reflexion Ihres Jobs auf der Ebene von Sinn und Zweck können Sie Ihre Arbeit als Beitrag für eine bessere Zukunft von Ihnen, Ihrer Organisation und der ganzen Umwelt sehen.

Und wenn es damit nicht klappt: „Job Crafting“ kann Ihre aktuelle Situation verbessern, ist aber kein Allheilmittel. Es kann Ihren Job für den Moment erträglicher machen, aber Sie sollten gleichzeitig auch immer auch offen sein für neue Gelegenheiten, wenn Sie nicht zufrieden mit Ihrer beruflichen Situation sind. Beides ist gleichzeitig möglich.

Referenzen

Wrzesniewski, Amy; LoBuglio, Nicholas; Dutton Jane E. and Berg, Jane E. (2013) Job Crafting and Cultivating Positive Meaning and Identity at Work. Advances in Positive Organizational Psychology, Volume 1, 281–302.

Ben-Shahar, Tal (2007) Glücklicher. Lebensfreude, Vergnügen und Sinn finden.München: Riemann Verlag.

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Der Erste Schritt in der Mitarbeiterführung

Stefan Brülhart — Thu, 20 Mar 2014 10:41:08 +0000

Wie kann man im Bereich Mitarbeiterführung ein Profi werden?

Stefan Brülhart

Drei Schritte schaffen wesentliche Voraussetzungen dafür – hier geht’s los:

Der erste Schritt zur Führungskompetenz ist die Unterscheidung von Mitarbeitenden-Fragen oder -Themen, welche sich auf meinen «Erstberuf», also meine fachlichen Qualifikationen, beziehen und solchen, bei welchen es um das eigentliche Thema Führung geht.

Beispiele für Themen, die mich in meiner Rolle als Führungskraft ansprechen, sind:

Eine Mitarbeiterin möchte sich weiter entwickeln.
Ein Mitarbeiter ist nicht mehr so motiviert, wie er einmal war.
Ich spüre unausgesprochene Konflikte zwischen Team-Mitgliedern.
Meine Mitarbeitenden machen «Dienst nach Vorschrift», anstatt sich als «Mit-Unternehmer» zu engagieren.

Dies war der erste Schritt um in der Mitarbeiterführung ein Profi zu werden. Hier finden Sie einen weiterführenden Artikel zur Mitarbeiterführung bzw. Führungsentwicklung mit den zwei weiteren Schritten in der Mitarbeiterführung. Falls Sie mehr wissen oder Unterstützung bei der Entwicklung Ihrer Führungskompetenz haben möchten: Rufen Sie uns an ( 044 202 55 22 ) oder schreiben Sie uns eine E-Mail ( info[at]bruelhart-leadership.ch ), damit wir Ihnen ein auf Sie und Ihr Unternehmen passendes Angebot machen können.

Stefan Brülhart, Führungsexperte | Leadership Coach

Brülhart Leadership GmbH

p.s. Laden Sie hier die 3 Instrumente der Führungsentwicklung kostenlos herunter.

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