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Bisherige Methoden, um Zeit und Projekte zu managen, sind in der heutigen Arbeitswelt oft nicht mehr hilfreich. Denn die\u00a0heutige Realit\u00e4t \u2013 vor allem von Wissensarbeitenden \u2013 ist, dass neue Informationen h\u00e4ufig im Minutentakt eintreffen. Damit ver\u00e4ndern sich die verf\u00fcgbaren Optionen und\u00a0Auswahlkriterien konstant. \u00abGetting Things Done\u00bb oder kurz GTD von David Allen schl\u00e4gt deshalb einen fundamental anderen Ansatz vor. Erfahren Sie, wie sie im Zeitalter von Digitalisierung und Informations\u00fcberflutung mit GTD die Z\u00fcgel wieder in die Hand bekommen und stressfrei produktiv werden.<\/strong><\/p>\n In meiner Coaching-Praxis rangiert das Thema \u00abPers\u00f6nliche Produktivit\u00e4t\u00bb inzwischen an oberster Stelle \u2013 und zwar unabh\u00e4ngig von der hierarchischen Position oder der Branche, in welcher der oder die Betreute t\u00e4tig ist. Das Gef\u00fchl, mit den eintreffenden E-Mails, Auftr\u00e4gen, Verpflichtungen und Terminanfragen nicht mehr sinnvoll umgehen zu k\u00f6nnen, ist allgegenw\u00e4rtig. Nicht selten werden E-Mails schon gar nicht mehr gelesen, weil sie sich mit hunderten oder gar tausenden von anderen im Posteingang befinden. Keine gute Idee, wenn man sein Leben selbst steuern m\u00f6chte.<\/p>\n David Allen<\/a> entwickelte daf\u00fcr eine Methode, die er 2001 im Buch \u00abGetting Things Done\u00bb (Deutsch \u00abWie ich die Dinge geregelt kriege<\/a>\u00bb) erstmals beschrieben hat und die inzwischen von einer grossen Anzahl von Praktikern mit Erfolg angewendet wird.<\/p>\n Das Grundprinzip von GTD ist, dass alles, was nicht da ist, wo es hingeh\u00f6rt oder wie es sein sollte, ein \u00abloses Ende\u00bb darstellt, das unsere Aufmerksamkeit beansprucht und in ein vertrauensw\u00fcrdiges \u00abexternes Ged\u00e4chtnis\u00bb abgelegt werden sollte. Damit stellen Sie sicher, dass Sie darauf fokussiert bleiben k\u00f6nnen, was Sie im Moment tun respektive tun sollten. Allen beschreibt dazu einen Prozess mit f\u00fcnf Stufen:<\/p>\n Die erste Phase besteht darin, alles zu sammeln, was die Aufmerksamkeit beansprucht, weil es unerledigt ist. Das beinhaltet zum Beispiel eintreffende E-Mails, Briefe, Anrufe, Reports, Artikel, Agenda-Eintr\u00e4ge, Vorschl\u00e4ge und Ratschl\u00e4ge von anderen Personen und eigene Ideen und Erinnerungen.<\/p>\n In einem zweiten Schritt wird das gesammelte \u00abZeug\u00bb (englisch \u00abstuff\u00bb) einzeln durchgesehen. Die entscheidende Frage dabei ist: Worum handelt es sich genau?\u00a0Gibt es f\u00fcr Sie etwas zu tun?<\/em><\/p>\n Im Rahmen der\u00a0t\u00e4glichen\u00a0<\/em>\u00dcberpr\u00fcfung des Systems schauen Sie den\u00a0Kalendersowie die\u00a0Aufgabenliste(n)\u00a0durch, um zu entscheiden, was Sie als n\u00e4chstes tun sollten. W\u00e4hrend der\u00a0w\u00f6chentlichen\u00a0<\/em>\u00dcberpr\u00fcfung checken Sie zus\u00e4tzlich alle potenziell relevanten \u00abBeh\u00e4ltnisse\u00bb (Eingangsk\u00f6rbe, Kalender, To-do-Listen, Projektpl\u00e4ne, \u00abWarten auf\u00bb- und \u00abVielleicht-Irgendwann\u00bb-Items) und arbeiten die neu eingetroffenen Dinge durch respektive organisieren diese (siehe Schritte 2 und 3).<\/p>\n Allen schl\u00e4gt ein \u00abVier-Kriterien-Modell\u00bb vor, um zu entscheiden, welche Aufgabe aus Ihrer To-do-Liste Sie in einem bestimmten Moment anpacken sollen:<\/p>\n Dass es sich bei \u00abGetting Things Done\u00bb\u00a0nicht um eine Mode oder ein weiteres konventionelles Zeitoptimierungs-Programm handelt, zeigten 2008\u00a0Francis Heylighen<\/a>\u00a0und\u00a0Cl\u00e9ment Vidal<\/a>, zwei Forscher an der Freien Universit\u00e4t Br\u00fcssel, in einem Essay (PDF<\/a>) auf: \u00a0Sie stellten darin die wissenschaftlichen Grundlagen dar, auf welchen die GTD-Methode beruht. Nachfolgend eine Zusammenfassung der mit ihr eingef\u00fchrten Neuerungen:<\/p>\n Eines der grundlegenden Prinzipen von GTD ist es, alles \u00abZeug\u00bb, das die Aufmerksamkeit beansprucht, aus dem (Arbeits-)Ged\u00e4chtnis heraus in einen externen Speicher (Notizbuch, Computer, Dokumentablage, etc.) zu schaffen.<\/p>\n Sowohl unser Kurz- als auch unser Langzeitged\u00e4chtnis haben signifikante Limitierungen. Es ist nicht empfehlenswert, sich darauf zu verlassen, wichtige Informationen daraus abrufen zu k\u00f6nnen, wenn man sie braucht. Informationen im Ged\u00e4chtnis zu speichern braucht einen hohen Grad an neuronaler Aktivit\u00e4t. Wenn ein externer Speicher daf\u00fcr genutzt wird, sind wir sicher, dass wir die Informationen dann abrufen k\u00f6nnen, wenn wir sie brauchen \u2013\u00a0und reduzieren den Stress, dauernd \u00aban etwas denken\u00bb zu m\u00fcssen.<\/p>\n Eine weitere Aussage von \u00abGetting Things Done\u00bb\u00a0ist, dass Sie das \u00abZeug\u00bb, das in Ihr Leben kommt, in einer\u00a0klaren und ausf\u00fchrbaren Form<\/em>\u00a0definieren sollten \u2013\u00a0das heisst auf eine Weise, welche nach einer Handlung ruft, wenn Sie sie durchsehen.<\/p>\n Wann immer Sie Ihren externen Speicher durchsehen, aktiviert Ihr Hirn die neuronale Mustererkennung, um herauszufinden, was zu tun ist. Wenn eine Aufgabe nicht gen\u00fcgend gut definiert ist (zum Beispiel \u00abOfferte checken\u00bb), erbringt Ihr Hirn einen grossen Effort, um herauszubekommen, was genau zu tun ist. Wenn diese Reflexion aber bereits vorher, beim Eintreffen und Durcharbeiten einer neuen Aufgabe, gemacht und der n\u00e4chste Schritt gedanklich gekl\u00e4rt wird, entstehen beim Entscheid zu dessen Durchf\u00fchrung keine Vagheit oder Ambiguit\u00e4t. Auf diese Weise wird der Stresspegel gesenkt und die Gefahr reduziert, die Aufgabe\u00a0aufzuschieben<\/a>.<\/p>\n GTD geht davon aus, dass der Entscheid f\u00fcr eine Handlung in erster Linie von der Situation abh\u00e4ngt, in der man sich gerade befindet. Wir k\u00f6nnen etwas am Effizientesten tun, wenn wir alle daf\u00fcr ben\u00f6tigten physischen und psychischen Ressourcen zur Verf\u00fcgung haben.<\/p>\n Der Wechsel von Kontexten bzw. Situationen braucht Zeit und Energie, so dass es besser ist, einen solchen zu vermeiden. In diesem Zusammenhang ist auch die Zwei-Minuten-Regel von GTD zu sehen: Eine kurze Handlung kann leichter ausgef\u00fchrt werden im Kontext, in dem man gerade ist, als einen \u00abmentalen Kontext\u00bb zu schaffen, in welchem sie f\u00fcr einen sp\u00e4teren Zeitpunkt geplant wird.<\/p>\n Im Gegensatz zu anderen Projekt- oder Zeitmanagement-Methoden schl\u00e4gt GTD keine explizit definierten Priorit\u00e4ten, Meilensteine oder F\u00e4lligkeitstermine vor. Diese sind f\u00fcr allt\u00e4gliche Aufgaben und Verpflichtungen wie das Beantworten von Mails, das Planen einer Sitzung oder einfach das Sortieren von Gedanken kontraproduktiv \u2013 weil Planen einen grossen Energieaufwand f\u00fcr unser Hirn bedeutet.<\/p>\n Dar\u00fcber hinaus werden wir in unserer sich schnell entwickelnden Gesellschaft st\u00e4ndig mit neuen Einschr\u00e4nkungen, Herausforderungen und Chancen konfrontiert, so dass Priorit\u00e4ten st\u00e4ndig angepasst werden m\u00fcssen. Dies gelingt mit \u00abGetting Things Done\u00bb, indem alle einmal aufgenommenen Verpflichtungen, Ideen oder Handlungen im externen Speicher verbleiben, deren Priorit\u00e4t aber laufend neu eingesch\u00e4tzt wird. M\u00f6glicherweise wechselt eine Aktion in einem bestimmten Moment vom \u00abVielleicht Irgendwann\u00bb-Status auf die aktuelle Aufgabenliste, und eine andere wird daf\u00fcr aktuell \u00abdeaktiviert\u00bb.<\/p>\n Planung ist nat\u00fcrlich noch immer n\u00f6tig und n\u00fctzlich. Allen schl\u00e4gt allerdings eine lockere und flexible Planung vor (\u00abNat\u00fcrliche Planung\u00bb): Zuerst wird dabei ein klares Gef\u00fchl f\u00fcr den Zweck beziehungsweise das Ziel eines Vorhabens entwickelt. Dann werden mittels Brainstorming verschiedene Ideen, wie man zu diesem Ziel kommt, gesammelt und im externen Speicher abgelegt. Diese Methode entspricht der Arbeitsweise unseres Gehirns und kann an sich ver\u00e4ndernde Umst\u00e4nde angepasst werden.<\/p>\n Entgegen anderen Zeit- und Projektmanagement-Methoden beginnt GTD von unten \u2013 man geht gedanklich vom Konkreten, das unsere Aufmerksamkeit beansprucht, hin zu den \u00fcbergeordneten Zielen.<\/p>\n Unser Hirn ben\u00f6tigt eine grosse Anstrengung, um mit den abstrakten Symbolen zu jonglieren, welche f\u00fcr langfristige Planung gebraucht werden. Wenn wir dabei nicht an unsere aktuelle Realit\u00e4t denken w\u00fcrden, w\u00e4ren die daraus resultierenden Ziele vage und unrealistisch. Auf der anderen Seite erzeugen ungel\u00f6ste Probleme Angst und Hilflosigkeit, was es schwierig macht, \u00fcber \u00fcbergeordnete Ziele nachzudenken. Erst wenn Sie das Gef\u00fchl haben, wieder die Kontrolle \u00fcber die aktuelle Lebenssituation zu haben, ist es sinnvoll, sich \u00fcber \u00fcbergeordnete Implikationen der aktuellen Handlungen Gedanken zu machen.<\/p>\n Ohne Planung best\u00fcnde die Gefahr, einfach zuf\u00e4llig von einer T\u00e4tigkeit zur anderen zu gehen ohne Richtung oder klares Ziel. Deshalb schl\u00e4gt GTD eine Liste konkreter n\u00e4chster Handlungen vor, welche ein Projekt vorw\u00e4rtsbringen. Jedes Mal, wenn eine Aktion \u00ababgehakt\u00bb werden kann, stellt dies f\u00fcr unser Hirn ein konkretes Feedback-Signal dar, welches Befriedigung und das Gef\u00fchl erzeugt, vorw\u00e4rts zu kommen.<\/p>\n Auf diese Feedback-getriebene Weise, welche sehr dem von Mih\u00e1ly Cs\u00edkszentmih\u00e1lyi beschriebenen \u00abFlow\u00bb-Zustand entspricht, bewegt man sich mit der maximal m\u00f6glichen Geschwindigkeit auf ein Ziel hin, ohne daf\u00fcr \u00abDeadlines\u00bb oder eine andere k\u00fcnstlich eingesetzte Zeitplanung zu ben\u00f6tigen.<\/p>\n Die \u00dcberflutung mit Information, welcher Wissensarbeitende ausgesetzt sind, produziert viel Stress und Verwirrung. Traditionelle Methoden f\u00fcr Aufgaben- und Zeitmanagement f\u00fchren nur zu oberfl\u00e4chlicher Erleichterung, weil sie ein zentrales Problem nicht adressieren: Neue Information erfordert typischerweise ein \u00dcberdenken von Priorit\u00e4ten, Zielen und Ressourcen. Wenn Priorit\u00e4ten nicht konsistent sind, werden auf detaillierter Planung beruhende \u00abOptimierungsmethoden\u00bb ineffektiv. \u00abGetting Things Done\u00bb hingegen legt das Gewicht auf das sorgf\u00e4ltige Erfassen aller Ideen, M\u00f6glichkeiten, Aufgaben und Verpflichtungen, um dann in einer bestimmten Situation entscheiden zu k\u00f6nnen, was als n\u00e4chstes getan werden soll. Dieses Vorgehen minimiert Stress und erm\u00f6glicht gleichzeitig entspanntes Arbeiten hin zu maximaler Produktivit\u00e4t.<\/p>\n <\/p>\n Bisherige Methoden, um Zeit und Projekte zu managen, sind in der heutigen Arbeitswelt oft nicht mehr hilfreich. Denn die\u00a0heutige Realit\u00e4t \u2013 vor allem von Wissensarbeitenden \u2013 ist, dass neue Informationen h\u00e4ufig im Minutentakt eintreffen. Damit ver\u00e4ndern sich die verf\u00fcgbaren Optionen und\u00a0Auswahlkriterien konstant. \u00abGetting Things Done\u00bb oder kurz GTD von David Allen schl\u00e4gt deshalb einen fundamental […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[5,27],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"http:\/\/www.bruelhart-leadership.ch\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1392"}],"collection":[{"href":"http:\/\/www.bruelhart-leadership.ch\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"http:\/\/www.bruelhart-leadership.ch\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/www.bruelhart-leadership.ch\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/www.bruelhart-leadership.ch\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1392"}],"version-history":[{"count":19,"href":"http:\/\/www.bruelhart-leadership.ch\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1392\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2020,"href":"http:\/\/www.bruelhart-leadership.ch\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1392\/revisions\/2020"}],"wp:attachment":[{"href":"http:\/\/www.bruelhart-leadership.ch\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1392"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"http:\/\/www.bruelhart-leadership.ch\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1392"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"http:\/\/www.bruelhart-leadership.ch\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1392"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}<\/strong><\/p>\n
Der GTD-Workflow<\/h5>\n
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1. Sammeln<\/h5>\n
2. Durcharbeiten und 3. Organisieren<\/h5>\n
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4. Durchsehen<\/h5>\n
5. Tun<\/h5>\n
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Die Wissenschaft hinter GTD<\/h5>\n
1. Ein externes Ged\u00e4chtnis nutzen<\/h5>\n
2.\u00a0N\u00e4chste Schritte definieren, die Aktionen ausl\u00f6sen<\/h5>\n
3. Situationsspezifisch handeln<\/h5>\n
4. Anpassung ist wichtiger als Planung<\/h5>\n
5. Von unten nach oben organisieren<\/h5>\n
6. Feedback daf\u00fcr verwenden, auf Kurs zu bleiben<\/h5>\n
Schlussfolgerung<\/h5>\n
Dieser Beitrag\u00a0wurde erstmals im Swisscom KMU-Magazin<\/a> ver\u00f6ffentlicht.<\/em><\/h6>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"